Myndigheten som gick från papperslappar till Smartsign

Coronapandemin skyndade på installationen av digitala skyltar hos Statens fastighetsverk som nu enkelt kan nå ut med aktuell och relevant information till medarbetarna i fastigheten.


Statens Fastighetsverk

På Sankt Paulsgatan i Stockholm sitter Statens fastighetsverk tillsammans med två andra myndigheter. I byggnaden arbetar cirka 350 anställda och det är idag en utmaning att nå ut till alla för att upplysa om händelser i fastigheten, så som städning, reparationer, brandövningar och andra aktualiteter.

Statens fastighetsverk är en statlig myndighet i Sverige som förvaltar fastigheter med nationellt kulturintresse, men även regeringsbyggnader och de ambassader som Sverige äger i utlandet. Man förvaltar även ca 1/7 av Sveriges markyta i form av fjällnära skogar, kungsgårdar och kronholmar.

Detta inlägg finns också på EN.

“När någon frågar oss om lokalen kan vi nu hänvisa dem till skärmarna – på dem står allt.”

Hillevi Moberg, Facility Manager

Utmaningen

Trots e-postutskick och papperslappar kring händelser i fastigheten uppstod det ofta förvirring och irritation hos medarbetare som missat informationen. En klassisk kommunikationsfälla, där e-post och papperslappar till sist blir osynliga i mottagarens ögon.

När pandemin bröt ut våren 2020 ökade behovet att nå ut med korrekt information på ett snabbt och enkelt sätt i och med de nya restriktionerna. Markeringar på golvet och skyltar på bordet fungerade bra till en början, men snart blev dessa ignorerade.

Att införa digitala skyltar i lokalerna fanns med i planerna för kommande årets budget, men i och med pandemin valde man att skynda på projektet.

Detta inlägg finns också på EN.

Lösningen

Under hösten 2020 valde man att installera en digital signage-skärm på vardera av de sju våningarna. Dessa placerades i gemensamma utrymmen, där de flesta skärmarna är interna för Statens fastighetsverk, och resterande är allmänna för samtliga tre myndigheter.

Hillevi och Catharina, ansvariga för internservice på Statens fastighetsverk, har drivit projektet från start och valde tidigt att involvera Smartsigns projektteam för att få hjälp med skärmarnas utseende. Totalt skapades tre olika skärmlayouter, för att passa skärmarnas målgrupper och behov. För att skapa dynamik har både automatiska och manuella flöden använts.

Avslutningsvis hölls en skräddarsydd utbildning för skärmarnas innehållsredaktörer så att de på ett effektivt sätt kan arbeta med innehållet framöver själva.

Detta inlägg finns också på EN.

Effekten

Sedan skärmarnas intåg i lokalerna har man upplevt en ny typ av engagemang hos medarbetarna där man kommer med idéer och önskemål om vad skärmarna skulle kunna visa. Andra avdelningar har även visat sitt intresse om att få visa sitt budskap på skärmarna.

För Hillevi och Catharina har deras arbete redan blivit enklare. De slipper hålla de sju våningarna uppdaterade med rätt A4-ark, utan kan enkelt nå ut med rätt budskap vid rätt tidpunkt. De har även minskat ned e-postutskicken, som vissa dagar kunde blir flera stycken.

Vetskapen om att aktuell information alltid finns tillgänglig på skärmarna skapar trygghet och tydlighet, för både medarbetarna och internservice. Nu känner man sig också förberedda för framtiden, när fler medarbetare kommer tillbaka och arbetar på kontoret.

Detta inlägg finns också på EN.

En partner i hela Norden

Smartsign har under många år samarbetet med Atea, som är ett av de största IT-företagen som finns i Norden. De har gedigen kunskap kring digitala skyltar och många aktiva kunder i en rad olika branscher.

Detta inlägg finns också på EN.